Учет отпуска и расчет остатков неиспользованных отпусков. Учет отпуска и расчет остатков неиспользованных отпусков Перерасчет отпуска в 1с зуп 8.3

Сотрудник был отозван из отпуска раньше его окончания. Как корректно отразить данную ситуацию в автоматизированной системе ?

В практике предприятий и организаций периодически возникают случаи, в которых необходимо отозвать сотрудника из отпуска. Это может происходить по производственной инициативе или по инициативе работника. В такой ситуации возникает потребность произвести, во-первых, перерасчет отпускных, а, во-вторых, скорректировать начисление НДФЛ. Ведь в соответствии с законодательством, каждый сотрудник имеет право на отдых. При этом ему начисляются отпускные, исходя из средней величины заработной платы и количества дней отпуска. Само количество определяется на основании условий труда и требований нормативно-правовых актов.

Также следует учитывать, что в соответствии с законодательством, сотруднику за три дня до начала отпуска были начислены и выплачены отпускные, с которых был удержан НДФЛ. Поэтому при осуществлении перерасчета следует зафиксировать необходимость в последующем удержать начисленные излишне суммы отпускных и скорректировать величину НДФЛ к уплате. Указанные операции относятся к сфере заработной платы, поэтому требуют к себе повышенного внимания. Ведь, если в результате некорректно осуществленного перерасчета произойдет нарушение прав сотрудника, то возможны различные конфликты. Причем работник имеет право в такой ситуации обратиться в различные инстанции, и возможны различные санкции административного или финансового характера.

Чтобы избежать этого, требуется программный продукт для управления отношениями с персоналом. На рынке одной из самых востребованных систем по мнению экспертов считается 1С Зарплата и управление персоналом. Она позволяет не только формировать вознаграждение с использованием различных схем оплаты труда, но и производить удержания, отражать различные ситуации из хозяйственной деятельности организации в автоматическом режиме. Следует лишь осуществить правильные настройки программы и использовать нужные функциональные возможности. Так, для отражения отзыва работника из отпуска и перерасчета отпускных необходимо произвести следующие действия:

• найти документ, который был основанием для отправки сотрудника в отпуск и открыть его.

• в режиме исправления скорректировать начисления предыдущего периода.

• проверить правильность начисления отпускных на одноименной закладке.

По итогам осуществления указанных действий будет создан новый документ, который сторнирует предыдущие начисления отпускных и сформирует новые. Кроме того, излишне начисленный НДФЛ по отпускным будет также учтен. И при расчете его суммы в следующей период, она, как и положено, будет уменьшена. Таким образом, за счет применения автоматизированной системы 1С Зарплата можно избежать различных негативных последствий, поскольку все требования нормативных документов будут соблюдены в автоматическим режиме.

ОБНОВЛЕНА: 01.2019

Здравствуйте, уважаемые посетители .

Сегодня мы поговорим о тех ситуациях в учете, при которых в 1С ЗУП 3.1 происходит перерасчет ранее начисленного дохода и о том, как учитываются перерасчеты в 6-НДФЛ . Будет представлена два варианта перерасчетов. Первый, когда перерасчет приводит к уменьшению дохода, второй, когда доход доначисляется:

• Отзыв из отпуска – отпускные сторнируются;
• Перерасчет отпускных в связи с доначислением дохода, который входит в расчет среднего – отпускные доначисляются.

✅

✅

Памятку по учету НДФЛ и заполнению 6-НДФЛ в 1с зуп 8.3 можно получить .

00:00 — общее описание темы;
00:15 — сторно-перерасчет в 6-НДФЛ (теория);
03:37 — сторно-перерасчет в 6-НДФЛ (демонстрация в 1С 8.3 ЗУП 3.1);
07:39 — демонстрация ситуации в отчете «Анализ НДФЛ по документам-основаниям»;
11:54 — отражение доначисления дохода в 6-НДФЛ (теория);
13:30 — отражение доначисления дохода в 6-НДФЛ (демонстрация в 1С 8.3 ЗУП 3.1);
15:17 — демонстрация ситуации в отчете «Анализ НДФЛ по документам-основаниям».

Учет перерасчета отпускных (отрицательный доход) в 6-НДФЛ. Отзыв из отпуска в 1С ЗУП 3.1

В этой теме мы рассмотрим отражение сведений в 6-НДФЛ в случае отзыва сотрудника из отпуска в 1С ЗУП 3.1 . Сразу замечу, что похожий принцип учета наблюдается и для случая болезни сотрудника во время отпуска (когда в больничном сторнируются дни отпуска).

Сотруднику в Сентябре был начислен переходящий отпуск с 27.09 по 17.09. В документе исчислен НДФЛ датой получения дохода равной дате выплаты 21.09.

Факт удержания этого НДФЛ зарегистрирован документом «Ведомость…» на выплату отпускных от 21.09.

Сумма исчисленного НДФЛ с отпускных и сумма этого дохода попала в 1 раздел отчета 6-НДФЛ за 9 месяцев (строки 020 и 040), так как дата получения соответствует 3 кварталу — 21.09. Напомню, что данные для 1 раздел 6-НДФЛ в 1с 8.3 зуп отбираются по дате получения дохода . Более подробно принцип определения даты получения дохода, а также прочих параметров важных в учете НДФЛ в 1с ЗУП 3.1 рассмотрен и .

Во 2 разделе этого же отчета за полугодие отражается факт удержания НДФЛ с отпускных от 21.09, поскольку крайний срок перечисления НДФЛ с отпускных выплаченных в сентябре в данном случае равен 30.09 — это дата также из 3 квартала.

Здесь напомню, что данные для 2 раздела 6-НДФЛ в 1с зуп 3.1 отбираются по значению крайнего срока перечисления НДФЛ , а крайний срок перечисления НДФЛ для отпускных (как и для больничных) определяется как последний день месяца, в котором учтен этот доход (с учетом выходных дней)

Поэтому факт удержания НДФЛ с этого отпуска будет отражен именно в отчете за 9 месяцев.

В октябре происходит отзыв сотрудника из отпуска на неделю раньше срока окончания отпуска. В 1С ЗУП 3.1 этот факт отражается вводом документа-исправления на основании исходного документа «Отпуск» (кнопка «Исправить» в левом нижнем углу исходного документа).

В данном случае документ-исправления будет введен Октябрем. В этом документе необходимо исправить дату окончания отпуска. Произойдет сторнирование суммы, начисленной в исходном документе и начисление новой суммы, которая получится меньше.

Расчет НДФЛ в документе не произойдет (так как база отрицательная), но зарегистрируется сторно доход. Этот сторно доход в 1С ЗУП 3.1 будет учтен на первоначальную дату получения дохода , т.е. на ту дату, в которую изначально были выплачены отпускные 21.09. В случае отрицательной базы эта первоначальная дата выплаты подставится независимо от того, какая дата будет указана в реквизите «Дата выплаты» документа-исправления.

Далее при расчете зарплаты за Октябрь произойдет начисление оклада и рассчитается НДФЛ не только с оклада, но и со сторно-начисления отпуска. Однако мы не увидим отдельной строчки с отрицательным исчисленным НДФЛ, поскольку весь получившийся НДФЛ будет учтен на дату получения положительного дохода.

В данном случае это Оплата по окладу (доход с кодом 2000) за октябрь, т.е. на 31.10. Расчет будет следующим:

(34 210,53 (оклад за июнь) — 9 960,00 (сторно отпуска)) * 0,13 = 3 153 руб.

И именно этот НДФЛ, в котором уже учтено сторно отпуска, будет удержан при выплате зарплаты за октябрь 08.11.

Если к моменту выплаты октябрьской зарплаты отчет 6-НДФЛ за 9 месяцев уже сдан (что наиболее вероятно), то получается, что факт перерасчета сентябрьского отпуска там не был учтен. Однако это не означает, что требуется сдавать корректировку этого отчета.

Перерасчет исчисленного НДФЛ с отпускных будет учтен в 1 разделе 6-НДФЛ отчета за год (за 4 квартал), поскольку 1 раздел заполняется нарастающим итогом и в этом нарастающем итоге будет учтен перерасчет за сентябрь.

Что касается НДФЛ удержанного, то факт удержания НДФЛ с зарплаты за Октябрь, в котором учтен сторно НДФЛ с отпускных, также попадает в отчет за год (за 4 квартал), во 2 раздел 6-НДФЛ . Корректировать сведения отчета за полугодие опять же нет смысла, поскольку в тот момент отзыва из отпуска ещё не было и при первоначальной выплате отпускных удержалась именно та сумма НДФЛ, которую необходимо было удержать.

Учет перерасчета отпускных (положительный доход) в 6-НДФЛ

Рассмотрим ситуацию, когда в результате перерасчета в 1с 8.3 зуп получился положительный доход . Разберем этот вопрос также на примере начисления отпускных.

Итак, сотруднику в конце сентября (27.09) рассчитывается отпуск, период действия которого 03.10 – 09.10

Отпускные выплачиваются 27.09 и происходит удержание НДФЛ.

Факт исчисление НДФЛ и сам доход отражается в 1 разделе 6-НДФЛ за 9 месяцев (поскольку дата получения дохода 27.09 это 3 квартал), а факт удержания НДФЛ показывается отдельной группой строк в разделе 2 отчета 6-НДФЛ также за 9 месяцев (2 раздел заполняется по крайнему сроку перечисления, а срок перечисления в данном случае 30.09, а это тоже 3 квартал).

Далее происходит расчет зарплаты за сентябрь. После этого расчета необходимо каким-то образом пересчитать отпуск, чтобы в расчет среднего попали начисления за сентябрь. В 1С ЗУП 3.1 перерасчет отпускных в подобных ситуациях можно выполнить двумя способами.

Перерасчет отпускных в исходном документе

Первый вариант предполагает непосредственный пересчет исходного документа. Этот вариант возможен, если период, в котором начислен отпуск ещё доступен для редактирования (не отправлены сведения для формирования проводок в бухгалтерскую программу, не отправлены отчеты по взносам в налоговую).

Выполним подобный перерасчет исходного документа для нашего примера. В результате в документе «Отпуск» произойдет перерасчет среднего, начислений и НДФЛ (в данном конкретном случае перерасчет произойдет в сторону увеличения, поскольку база для расчета среднего после выполнения сентябрьского начисления увеличится).

Важно! Стоит иметь ввиду, что после такого пересчета из-за увеличения суммы начисленных отпускных увеличится база по страховым взносам, а поскольку взносы рассчитываются в документе «Начисление зарплаты и взносов», то необходимо ещё раз рассчитать взносы по этому сотруднику в этом документе.

✅ Семинар «Лайфхаки по 1C ЗУП 3.1»
Разбор 15-ти лайфхаков по учету в 1с зуп 3.1:

✅ ЧЕК-ЛИСТ по проверке расчета зарплаты в 1С ЗУП 3.1
ВИДЕО - ежемесячная самостоятельная проверка учета:

✅ Начисление зарплаты в 1С ЗУП 3.1
Пошаговая инструкция для начинающих:

Предположим, что перерасчет отпускных выполняется до выплаты зарплаты за сентябрь. Тогда при заполнении ведомости на выплату сентябрьской зарплаты сумма выплаты будет увеличена на сумму доначисленных отпускных, а «НДФЛ к перечислению» увеличится на сумму доисчисленную с отпускных .

Рассмотрим, что при этом произойдет при отражении данной ситуации в 6-НДФЛ. В 1 разделе доначисление отпускных и доисчисление НДФЛ отразится уже в отчете за год (за 4 квартала), поскольку разница между первоначальной суммой отпускных и перерассчитанной суммой (а также исчисленный НДФЛ с этой разницы) документом Ведомость… была отнесена на дату выплаты этой доначисленной суммы отпускных - 10.10. Это можно увидеть в движениях документа «Ведомость…» от 10.10 по регистру «Учет доход для исчисления НДФЛ» и по регистру «Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ».

Что касается 2 раздела 6-НДФЛ , то факт удержания НДФЛ с доисчисленной суммы отпускных, который произошел при выплате зарплаты за сентябрь, попадет в отчет за год (за 4 квартал), поскольку сам факт удержания приходится на 4 квартал и срок перечисления этого доисчисленного НДФЛ — 31.10. При этом будет сформирована отдельная группа строк в 6-НДФЛ.

При этом стоит обратить внимание, что у этой группы строк в качестве даты получения дохода (строка 100) подставилась не первоначальная дата получения дохода, а дата, когда этот доначисленный доход был выплачен – 10.10; дата удержания (строка 110) — также дата выплаты, а в качестве срока перечисления (строка 120) указан последний день уже текущего месяца — 31.10.

Таким образом весь перерасчет будет учтен в отчете текущего квартала (в данном случае 4 кв.), поэтому сдавать корректирующий отчет за 3 квартал (отчет за 9 месяцев) НЕ требуется .

Создание документа исправления для перерасчета отпускных

Ещё один вариант перерасчета отпускных в 1С ЗУП 8.3 , это создание документа исправления на основании исходного документа «Отпуск».

В нем выполняется сторнирование отпуска, начисленного в исходном документе и начисляется новая сумма, рассчитанная с учетом зарплаты за Сентябрь. Она будет больше, поэтому произойдет доисчисление НДФЛ.

Особенность этого варианта перерасчета отпускных в 1С ЗУП 3.1 заключается в том, что документ-исправления регистрируется уже следующим месяцем начисления (в данном случае это месяц начисления Октябрь). Применение такого варианта перерасчета обосновано, если к моменту обнаружения необходимости перерасчета отпуска уже был «закрыт» месяц, в котором регистрировался исходный отпуск.

Предположим, что необходимость исправить отпуск за сентябрь была обнаружена только 28.10. На эту дату был введен документ-исправления.

Соответственно выплата доначисленной части отпуска может быть выполнена в ближайшую выплату чего-либо после 28.10, в данном случае это выплата зарплаты за октябрь — 08.11. Установим эту дату выплаты в документе исправления. Поскольку в результате перерасчета получилась положительная база (произошло доначисление, а не сторнирование), то этот доход и НДФЛ с него будет иметь «дату получения дохода» , равную дате выплаты, а не первоначальной дате из исходного документа.

Теперь давайте посмотрим, как эта ситуация отразится в 6-НДФЛ. Что касается 1 раздела 6-НДФЛ , то факт доначисления отпускных и доисчисление НДФЛ будет отражен в отчета за год (за 4 квартал), поскольку дата получения дохода 08.11 на которую зафиксировался доначисленный доход и НДФЛ с него – это 4 квартал.

Что касается 2 раздела 6-НДФЛ , то факт удержания НДФЛ с этого доначисления также попадет в отчет за год (за 4 квартал). Причем, также как и в случае с первым вариантом перерасчета, он будет отражен отдельной группой строк, где в качестве строк 100 и 110 будет указана дата выплат – 08.11, а в качестве срока перечисления (строка 120) следующий день – последний день месяц, в котором выплачен этот доход (с учетом выходных дней).

Таким образом и в этом варианте перерасчета весь перерасчет будет учтен в отчете текущего квартала (в данном случае 4 кв.), поэтому сдавать корректирующий отчет за 3 квартал (отчет за 9 месяцев) также НЕ требуется .

В программе (3.0) для начисления и проведения отпуска используется документ «Отпуск».

С помощью данного документа можно оформить и рассчитать основной ежегодный отпуск, оформить приказ по унифицированной форме Т-6, рассчитать различные дополнительные отпуска.

Кроме того, документ позволяет сделать расчет и начислить зарплату за время до начала отпуска, и . Рассмотрим, как в 1С ЗУП оформить отпуск в виде пошаговой инструкции.

Создание, заполнение и расчет основного ежегодного отпуска в 1С ЗУП 8.3

Запускаем программу 1C ЗУП и попадаем на Начальную страницу. Переходим в меню «Зарплата» и далее в подпункт «Отпуска»:

Откроется окно «Отпуска». В этом окне нажимаем кнопку «Создать». Таким образом, мы начнем создание нового документа «Отпуск»:

Для простейшего случая расчета достаточно заполнить поля:

• «Организация»;
• «Сотрудник»;
• период расчета.

Обратите внимание, что для доступности ввода периода должен быть установлен флажок «Отпуск».

После заполнения данных полей ничего нажимать не надо, документ рассчитается автоматически. Но если в настройках программы отключен данный режим, будет написано предупреждение «Документ не рассчитан», а кнопка со стрелками (справа) будет подсвечена желтым цветом, и для расчета (пересчета) следует ее нажать:

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Настройка режима расчета документов находится в меню 1С 8.3 «Настройка», пункт «Расчет зарплаты»:

Для предоставления следует установить соответствующий флажок и ввести количество дней требуемой компенсации.

Могут возникнуть случаи, когда при начислении отпуска требуется предоставить . Такая возможность настраивается для каждого сотрудника индивидуально.

Далее идут поля с рассчитанными суммами. Напротив некоторых сумм стоит символ «Карандаш». Если нажать на него, появится окно с детализацией расчета данной суммы. Например, посмотрим детализацию расчета среднего заработка:

В этом окне можно внести корректировки расчета. Например, изменить период расчета вручную.

Как оформить отпуск за свой счет в 1С 8.3

Если требуется добавить в 1С дополнительные отпуска (учебный отпуск, за свой счет и т.д), перейдем в одноименную закладку. Нажимаем кнопку «Добавить» и выбираем нужный вид отпуска:

Можно добавить несколько дополнительных отпусков.

Расчет начислений в 1C

На закладке «Начислено (подробно)» происходит расчет начислений на основании ранее введенных данных:

Окончания начисления отпускных и выплата в 1С ЗУП

Лето для бухгалтера-расчетчика – самый активный период расчета и начисления отпускных сотрудников. И, казалось бы, главное верно определить среднедневной заработок за предыдущие 12 месяцев, но на практике зачастую не все так гладко. Работник может во время основного оплачиваемого отпуска взять больничный, либо захочет пойти в отпуск перед своим увольнением, либо же получить денежную компенсацию неиспользованного отпуска.

Больничный во время отпуска

Пример. Сотрудник Е. Н. Орлова ушла в ежегодный оплачиваемый отпуск на 14 календарных дней (с 14.05.2018 по 27.05.2018), но внезапно во время отпуска заболела, и медучреждение выдало ей больничный лист с 24.05.2018 по 31.05.2018 (на 8 календарных дней).

В данном случае, согласно статье 124 ТК РФ (ред. от 05.02.2018 г.), у сотрудницы есть право выбора:
она может либо продлить свой ежегодный отпуск на количество дней болезни, совпавших с отпуском, и тогда вместо 27 мая она выйдет на работу 4 июня;
или же сотрудница вправе выйти на работу сразу после окончания отпуска (14 дней), а количество дней отпуска, во время которых она болела, необходимо перенести на другой период (то есть перенести 4 дня, к примеру, на август 2018 г.).

И при переносе, и при продлении отпуска важно, чтобы работник предоставил бухгалтеру или в кадровую службу официально оформленный лист нетрудоспособности. Отпуск и больничный будут оплачиваться отдельно! Также самому работнику обязательно следует известить работодателя о том, что он болеет, и сообщить о дальнейшем варианте переноса или продления отпускных дней.

Рассмотрим первый вариант, когда отпуск продлевается. В данном случае бухгалтеру не требуется пересчитывать отпуск, поскольку расчетный период остается прежним и сумма отпускных, соответственно, не меняется.

Чтобы продлить отпуск в « 8», ред. 3.0, нужно для начала зарегистрировать невыходы на работу сотрудницы после того, как отпуск закончился. Регистрация делается с помощью кадрового документа «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)» из раздела «Кадры» – «Все отсутствия сотрудников». В качестве причины отсутствия в данном случае необходимо поставить «Болезнь (больничный еще не закрыт)».

Важно понимать, что отсутствие в базе необходимо отразить за май (с 28 по 31 мая) для корректного начисления заработной платы за май, чтобы по работнику было учтено правильное число отработанных дней и неявок. Если же сотрудник успел принести больничный лист, например, до начисления заработной платы за май, то документ «Отсутствие» в базе можно и не регистрировать, но все же это рекомендуется делать.

А после того, как сотрудник выйдет на рабочее место (5 июня) и предоставит больничный лист, необходимо начислить пособие: в программе раздел «Зарплата» – документы «Больничные листы». Поскольку период май в нашем примере закрыт и больничный начисляется в следующем периоде – в июне, то программа сторнирует зарегистрированные дни отсутствия и отпуска, которые приходятся на время болезни работника.

Затем следует исправить исходный документ начисления отпуска (раздел «Зарплата» или «Кадры» – документы «Отпуска»), нажав ссылку «Исправить», при этом меняем в нем только дату окончания отпуска с учетом дней болезни, то есть продлеваем дату на количество дней нетрудоспособности. В описанной ситуации конец отпуска у Е. Н. Орловой приходится на 4 июня. Расчетный период и сумма отпускных остаются прежними, так как отпуск не прерывается.

Но опять-таки важно заметить, что исходный документ по начислению отпуска мы исправляем только в том случае, когда отпуск начислен в одном месяце и период уже закрыт, а больничный отражаем в другом (текущем) периоде (как в нашем примере отпуск в мае зарегистрирован, а больничный уже в июне). Если больничный и отпуск начисляются в одном и том же периоде, который еще не закрыт, то исправление делать не нужно – в таком случае можно просто зайти в исходный документ «Отпуск», поставить новую дату окончания отпуска и перепровести документ.

Второй способ, при котором дни отпуска, совпавшие с болезнью работника, переносятся на другой период, предусматривает перерасчет отпускных. Предположим, что сотрудница Орлова Е.Н. решила не продлевать дни отдыха, а перенести неизрасходованные 4 дня на следующий отпуск, который, согласно утвержденному на предприятии графику отпусков, должен состояться 1 – 14 августа 2018 г. В таком случае предусмотрен перерасчет отпуска, поскольку отпускные дни разрываются и, соответственно, меняются расчетные периоды.

В «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.0, при переносе отпуска в связи с болезнью сотрудника необходимо сделать практически те же шаги, что и в предыдущем примере, когда отпуск был продлен, а именно: сначала регистрируем документ «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)», а затем начисляем пособие с помощью документа «Больничный лист». Только теперь исправлять исходный документ начисленного отпуска уже не требуется, потому что при регистрации больничного листа сумма за четыре отпускных дня автоматически сторнировалась. Оставшиеся дни отпуска будут начисляться уже в будущем периоде, на который они переносятся, новым отдельным документом «Отпуск».

Поскольку количество израсходованных дней отпуска и сумма отпускных при пересчете уменьшились, то возникает переплата денежных средств данному работнику. Образовавшуюся переплату работодатель может удержать у сотрудника из заработной платы только с согласия самого работника и при наличии письменного заявления, но при этом общий размер удержаний не должен превышать 20% от общего размера зарплаты (ст. 138 ТК РФ).

Отпуск с последующим увольнением

Пример. Сотрудник А. А. Березкин по собственной инициативе принял решение уйти в основной оплачиваемый отпуск с 3 по 23 апреля 2018 г. (на 21 календарный день) с последующим увольнением.

Заметим, что работник имеет полное право использовать свой отпуск перед увольнением, – это закреплено в ч. 2 ст. 127 ТК РФ.

В рассматриваемом примере в первую очередь бухгалтер должен начислить и выплатить работнику отпускные не менее чем за три календарных дня до начала отпуска – об этом гласит ч. 9 ст. 136 ТК РФ, то есть крайняя дата выплаты отпускных приходится на 30 марта 2018 г.

В «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.0, начисление и расчет отпуска, как уже было указано в предыдущих примерах, производится документом «Отпуск». После чего в программе регистрируется увольнение сотрудника Березкина А.А. – сделать это можно с помощью документа «Увольнение» (раздел «Кадры» – «Приемы, переводы, увольнения»).

Как отмечено в ст. 127 ТК РФ, днем увольнения признается последний день отпуска сотрудника, то есть в нашем примере таковой датой является 23 апреля 2018 г., а все окончательные выплаты при увольнении и выдача трудовой книжки должны быть произведены в день, когда прекращаются трудовые обязательства между работником и нанимателем, иначе – в последний рабочий день. В описанной ситуации у Березкина последний день выхода на работу является день перед началом отпуска (2 апреля 2018 г.), следовательно, в эту дату и необходимо произвести окончательный расчет с сотрудником, в который входит выплата заработной платы, компенсации при увольнении и прочее. Это пояснено в Письме Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1.

Для того чтобы убедиться в правильности расчета компенсации отпуска при увольнении, рекомендуется перед этим просмотреть остаток неиспользованного работником отпуска на дату увольнения (раздел «Кадры» – «Кадровые отчеты» – отчет «Остатки отпусков» или же «Справка об остатках отпусков»). Важно обратить внимание, что в стаж работы, дающий право на основной отпуск, число дней отпуска с последующим увольнением не включаются! У сотрудника Березкина по состоянию на 3 апреля использован весь неизрасходованный ранее отпуск, поэтому компенсации отпуска при увольнении за период стажа с 3 по 23 апреля 2018 г. ему не полагается.

Если база в документе «Увольнение» на вкладке «Компенсация отпуска» включает в стаж, дающий право на ежегодный отпуск, дни отпуска с последующим увольнением, то их необходимо исправить вручную.

Начисление компенсации за неиспользованный отпуск

Пример. Сотрудник Захаркин С.П. является инвалидом II группы. В соответствии со статьей 23 Закона от 24.11.1995 № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в РФ» ему полагается удлиненный основной ежегодный отпуск не менее 30 календарных дней (в нашем примере Захаркину организация предоставляет 30 дней отпуска). За период работы с 25.01.2017 по 24.01.2018 у сотрудника есть неиспользованный остаток отпуска в количестве 16 дней (то есть 14 дней отпуска он уже израсходовал ранее). Захаркин С. П. написал заявление на ежегодный отпуск с 04.06.2018 г. по 10.06.2018 г. на 7 календарных дней, а за оставшиеся 9 дней отпуска хочет взять денежную компенсацию.

Имеет ли право бухгалтер начислить денежную компенсацию за неизрасходованные девять дней отпуска? Ответ однозначен – не имеет. Поскольку согласно ст. 126 ТК РФ заменить неиспользованные дни отпуска денежной компенсацией можно только в том случае, если они превышают 28 календарных дней за каждый отработанный работником год. Захаркину, как инвалиду, в год полагается удлиненный основной отпуск в количестве 30 календарных дней, а значит, денежную компенсацию можно выплатить только в рамках двух дней полагаемого отпуска. При этом сотрудник обязательно должен написать заявление о выплате компенсации взамен предоставления ежегодного основного отпуска.

Чтобы начислить основной ежегодный отпуск одновременно с компенсацией в «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.0, необходимо создать документ «Отпуск» (в разделе «Зарплата» или «Кадры») и на вкладке «Основной отпуск» проставить в нем даты начала и окончания отпуска, а также установить флаг напротив «Компенсация отпуска» с указанием количества компенсируемых дней. Документ автоматически рассчитает среднедневной заработок, сумму отпускных и денежной компенсации.

Если же бухгалтеру необходимо рассчитать только денежную компенсацию без предоставления сотруднику отпуска, то в регистрируемом документе «Отпуск» нужно убрать флаг напротив «Отпуск» и оставить только флаг «Компенсация отпуска». В итоге рассчитана будет только лишь денежная компенсация отпуска.

Заметьте, что в примере с Захаркиным С. П. компенсация предоставляется за основной ежегодный отпуск, но удлиненный, поэтому и отражается на вкладке «Основной отпуск» в документе «Отпуск». Если же работнику полагается дополнительный к основному отпуск, то его начисление и компенсация будут отражены на вкладке «Дополнительные отпуска, отгулы». Для этого нужно проставить флаг «Предоставить дополнительный отпуск», затем кнопкой «Добавить» выбрать соответствующий вид отпуска и проставить число дней компенсации в колонке «Дн. комп».

Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», июль 2018.
Анна Луценко, бухгалтер отдела бухгалтерского учета компании «ГЭНДАЛЬФ».

Каждому работнику, оформленному в организации, полагается ежегодный оплачиваемый отпуск. Причем не имеет значения занимаемая должность, уровень занятости или форма оплаты труда. Для учета времени отсутствия работника и размеров выплат, удобно использовать различные программные продукты 1С, например 1С: Бухгалтерия, или 1С: Зарплата и Управление Предприятием (ЗУП). Рассмотрим, как производится начисление отпускных в 1С: ЗУП

Создание документа

Начисление отпускных в 1С возможно создать множеством путей. Рассмотрим основные.

Через закладку «Главная» документ можно создать следующими путями:

• Переходим в раздел «Все начисления», в открывшемся журнале нажимаем клавишу «Создать» и выбираем из раскрывшегося списка необходимый вариант;

• Заходим в раздел «Расчеты и выплаты» и нажимаем на ссылку «Отпуск»;

• В разделе «Создать» выбираем пункт «Отпуск».

Через закладку «Кадры» документ можно создать следующими путями:

• Выбираем пункт «Отпуска»;

• Переходим в список «Все кадровые документы», нажимаем кнопку «Создать» и выбираем нужную форму из списка;

• Открываем журнал «Сотрудники», открываем карточку работника, уходящего в отпуск, нажимаем клавишу «Оформить документ», и выбираем нужное из списка.

Через закладку «Зарплата» документ можно создать следующими путями:

• Переходим в раздел «Отпуска»;

• Переходим во «Все начисления» и создаем новый документ, выбрав его из открывшегося списка;

• Открываем «Расчеты и выплаты» и, в открывшейся форме переходим по ссылке «Отпуск».

Если при создании через журнал кадровых документов выбрать вариант «Отпуск сотрудников», то выйдет форма, в которой можно создать групповой приказ и заполнить данные сразу по нескольким работникам, уходящим в отпуск. Затем можно создать персональные документы, использовав ссылку «Оформить отпуск».

Расчет основного отпуска

Открыв любым из вышеприведенных способов документ «Отпуск» начинаем заполнять его следующим путем:

• • • Реквизит «Месяц» — месяц выплаты, автоматически заполняется программой;

Важно правильно указать месяц. К примеру, если сотрудник уходит в отпуск с первого августа, то отпускные, согласно законодательству, он получит за три дня, то есть в конце июля. В данном случае в программе необходимо заменить вручную август на июль.

• • • Реквизит «Организация» — уже заполнен (назначается, в зависимости от пользователя, создавшего документ). Если в программе ведется учет по нескольким организациям, необходимо выбрать ту, в которой числится сотрудник;
    • Реквизит «Дата» — дата приказа, программа устанавливает текущую дату;
    • Реквизит «Номер» — присваивается документу после записи и не доступен для редактирования;
    • Реквизит «Сотрудник» — выбирается из списка работник, уходящий в отпуск.

Если документ начисления отпускных в 1С создавался на основании карточки сотрудника, то графы «Организация» и «Сотрудник» программа заполнит самостоятельно.

Переходим к заполнению закладки «Основной отпуск». В первую очередь необходимо установить галочку рядом с пунктом «Отпуск».

Теперь вводим дату, с которой сотрудник будет отсутствовать на рабочем месте. Последний день отпуска в данной конфигурации, как и в 1С 8.2 можно ввести следующими путями:

• • • Вручную — в соответствующем окне внести дату последнего дня;
    • Оставить графу с датой пустой, а в окошке количества дней указать надлежащие данные. Программа сама посчитает и выдаст число, на которое будет приходиться последний день отпуска сотрудника.

После введения этой информации программа выдаст период работы, за который сотрудник получает отпуск. А так же выдаст в нижней части формы все расчеты, включая средний заработок и НДФЛ.

Период работы рассчитывается конфигурацией исходя из информации о стаже сотрудника в организации и данных о ранее отгулянных отпусках. Расчетным периодом считается 12 месяцев, предшествующих первому дню, выхода в отпуск.

Если сотруднику, которому полагается удлиненный основной отпуск, будет выплачиваться возмещение неиспользованной части отпуска (дни, свыше стандартных 28 дней), то необходимо установить галочку на пункте «Компенсация» и указать количество дней. Программа посчитает и прибавит результат к общей сумме отпускных.

Если во время отсутствия сотрудника его работу будет выполнять другой человек, то во избежание путаницы с расчетами необходимо установить флажок на пункте: «Освободить ставку на период отсутствия».

Если сотрудник уходит в отпуск не с первых дней месяца, то к сумме отпускных можно прибавить заработную плату за предшествующие дни текущего месяца. Для этого достаточно установить галочку в графе «Рассчитать зарплату за (1С выдает актуальный период)».

При необходимости можно получить более детальную информацию об отпусках работника, нажав на ссылку «Как сотрудник использовал отпуск?».

Подробнее можно посмотреть и расчет НДФЛ и удержаний, нажав на изображение карандашика, рядом с соответствующей графой.

В детализации НДФЛ можно просмотреть табличный документ, содержащий данные о доходах, налогах, вычетах и авансах отдельно по каждому месяцу.

Открывшаяся форма детализации по удержаниям разделяется на две части. Верхняя половина дает информацию непосредственно по удержаниям, нижняя отображает состояние займов.

Если что-то необходимо уточнить в расчете среднего заработка, можно нажать на карандашик рядом с графой «Средний заработок».

Здесь увидим заполненный табличный документ по всем видам начислений, разбитый по месяцам.

Если начислений нет, а программа выдает извещение «Документ не рассчитан», значит, настройки расчета зарплаты установлены не верно. Исправляется это следующим образом. В меню программы «Настройки» нужно выбрать пункт «Расчет зарплаты» и в открывшемся окне установить галочку на пункте «Использовать программу для расчета заработной платы».

Перейдя в закладку «Начислено (Подробно)» можно увидеть всю информацию по тому, как начислялись отпускные в 1С в виде табличного документа.

Для получений более подробной информации здесь можно использовать кнопку «Показать подробности расчета».

Если необходимо внести какие — то изменения, то все ячейки данного документа доступны для редактирования. При корректировке показателей в данной вкладке, автоматически меняются суммы расчетов в основной части формы.

Если после внесения изменений выясняется, что необходимо использовать данные, которые изначально выдала программа, то нажимаем функциональную клавишу «Отменить исправления».

В зависимости от ведения учета организацией, принимается решение о заполнении закладки «Дополнительно». Если определились, что вносить данные в этот раздел надо, то создаем «Способ отображения зарплаты в бухгалтерском учете» и указываем его в графе «Счет, субконто». Делается это следующим образом:

• • • Заходим в закладку «Дополнительно»;
    • В пункте «Счет, субконто» открываем список;
    • Нажимаем кнопку «Создать»;
    • В открывшемся окне вводим наименование;
    • Нажимаем на кнопку «Записать и закрыть»;
    • Выбираем созданный счет, для отражения в закладке.

Возвращаемся на основную вкладку и заполняем оставшиеся графы. По согласованию с сотрудником выбираются дата и период выплаты из следующих вариантов:

• • • С авансом;
    • В межрасчетный период;
    • С зарплатой.

Если все данные заполнены правильно, то ставим галочку, утверждая его корректность, проводим документ и распечатываем необходимые формы.

Теперь можно ввести платежный документ, нажав на клавишу «Выплатить». Программа создаст платежную ведомость, которую нужно будет провести и закрыть.

Соответствующий документ появился в журнале платежных ведомостей. На его основании можно выплачивать сотруднику отпускные.

Расчет дополнительного отпуска

Чтобы оформить сотруднику дополнительный отпуск, необходимо перейти в закладку «Дополнительные отпуска» и установит галочку на параметре «Предоставить дополнительный отпуск».

Табличная часть вкладки станет активной, в нее следует внести необходимый вид отпуска, из открывшегося списка и количество дней.

Программа сама поставит данный по рабочему году, а так же даты начала и конца отпуска, где первым днем дополнительного отпуска будет являться день, следующий сразу за последним днем основного.

Если необходимо компенсировать какое — то количество дней дополнительного отпуска, указываем количество в соответствующем окне таблицы, программа прибавит сумму компенсации по дополнительному отпуску к начислениям основного отпуска.

Если использоваться будет не один дополнительный отпуск, создаем новую строку, нажатием кнопки «Добавить».

После внесения всех данных переходим на основную закладку, перепроверяем, устанавливаем галочку об утверждении расчетов, проводим и распечатываем нужные документы.

Остатки и резервы отпусков

Чтобы программа сама вела учет остатков, необходимо ввести информацию по всем отпускам сотрудника, начиная с первого дня выхода на работу.

Если организация начала использовать конфигурацию не с начала своей деятельности, то данные следует вносить следующим путем:

• Переходим в «Данные на начало эксплуатации» главного меню;
• Создаем начальную штатную расстановку;
• Выбираем организацию;
• Выбираем сотрудника из списка, нажатием клавиши «Добавить»;
• Переходим в ячейку «Отпуска» табличного документа;
• Нажимаем «Добавить» в нижней части открывшейся формы;
• Заполняем все пустые ячейки и нажимаем «ОК»;
• Используем клавишу «Провести и закрыть» в документе «Начальная штатная расстановка».

При оформлении отпускных встает вопрос, как в 1С посмотреть остаток отпуска. Сделать это можно в документе «Начальная штатная расстановка», находящемся в журнале «Данные на начало эксплуатации».

В программе есть возможность заранее планировать расходы по отпускам. Резервы отпусков в 1С: ЗУП могут формироваться двумя методами – нормативным и методом обязательств (МСФО). Согласно ст. 324.1 НК РФ в налоговом учете может поддерживаться только нормативный метод, поэтому следует использовать именно его. Для формирования резервов по отпускам в 1С: ЗУП используется документ «Начисление оценочных обязательств по отпускам».

Отзыв сотрудника из отпуска

Иногда сотрудник оказывается необходим компании во время отпуска. Кадровик должен знать, как в программе 1С отозвать сотрудника из отпуска. Делается это в соответствующем документе «Отпуск». Если документ попадает в открытый период, то изменения вносятся прямо в нем и производится перепроведение.

Если программа автоматически не пересчитывает данные, то нужно изменить настройки следующим путем:

• • • Заходим в раздел «Настройки»;
    • Открываем пункт «Расчет зарплаты»;
    • Устанавливаем галочку на «Выполнять автоматический пересчет документов при их редактировании».

Если по какой-то причине необходимо оставить данный документ в первоначальном виде «Для истории», то создаем новый копированием, а первоначальный оставляем в журнале непроведенным.

Если документ попадает в закрытый период, то для корректировки нужно использовать функциональную клавишу «Исправить».